menu

Vnitřní oznamovací systém (Whistleblowing)

INFORMACE PRO OZNAMOVATELE – OZNAMOVÁNÍ PROTIPRÁVNÍHO JEDNÁNÍ

Společnost Clever Hypo s.r.o., IČO: 23517425, se sídlem Rohanské nábřeží 671/15, Karlín, 186 00 Praha 8 (dále také „CLEVER HYPO“) zavedla vnitřní oznamovací systém v souvislosti se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále také „Zákon“) a systémem vnitřních zásad.

CLEVER HYPO tímto dokumentem informuje vás:

  • zaměstnance,
  • agenturní zaměstnance,
  • dočasně přidělené osoby,
  • osoby pracující na základě dohod o pracích mimo pracovní poměr,
  • stážisty, uchazeče o zaměstnání,
  • osoby vykonávajících práva spojená s účastí v CLEVER HYPO jako právnické osobě,
  • členy orgánů CLEVER HYPO jako právnické osoby, osoby plnící úkoly v rámci činnosti CLEVER HYPO jako právnické osoby v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,
  • dodavatele, poskytovatele služeb, stavebních prací nebo jiných obdobných plnění a osoby působící v CLEVER HYPO jako OSVČ,

o tom, jaké jednání může být oznamováno, kdo oznámení řeší, jak podat oznámení, či jak je oznámení řešeno.

JAKÉ JEDNÁNÍ MÁ BÝT OZNAMOVÁNO?

Zákon o ochraně oznamovatelů umožňuje podávat oznámení v několika různých rovinách. Pokud jste svědky jednání, které

  • má znaky trestného činu (např. na pracovišti jste svědky krádeže, zpronevěry, podvodu, porušení povinností při správě cizího majetku, podplácení, poškození a ohrožení životního prostředí, porušení předpisů o pravidlech hospodářské soutěže);
  • má znaky spáchání přestupu, za který právní předpis stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč;
  • porušuje zákon o ochraně oznamovatelů (například jste svědky, kdy byl oznamovatel vystaven odvetným opatřením);
  • porušuje právní předpisy nebo předpisy Evropské unie v oblasti finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů (například jste svědky falšování účetních závěrek při auditech),
  • porušuje právní předpisy v oblasti daně z příjmů právnických osob, předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ochrany spotřebitele, bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích, ochrany životního prostředí, hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek, ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
  • porušuje právní předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů, ochrany finančních zájmů Evropské unie nebo fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie,

můžete o takovém jednání učinit oznámení, a to způsobem uvedeným níže v tomto dokumentu.

KDO OZNÁMENÍ ŘEŠÍ?

Vaše oznámení přijmou příslušné osoby. Konkrétně jsou příslušné osoby následující:

  • Jiří Jarmar, e-mail whistleblowing@cleverhypo.cz, telefon 770 391 097

Příslušná osoba je vázána mlčenlivostí a bude chránit Vaši identitu a informace, které jste poskytli při podání oznámení. Pokud však CLEVER HYPO zjistí, že oznámení je vědomě nepravdivé, ochrana se na Vás nevztahuje.

JAK PODAT OZNÁMENÍ?

V rámci zavedeného vnitřního oznamovacího systému můžete oznámení učinit následujícími způsoby:

  • Prostřednictvím zabezpečeného e-mailu na adrese: whistleblowing@cleverhypo.cz
  • Ústně telefonicky na telefonním čísle 770 391 097.
  • Osobně na vaši žádost na místě stanoveném na základě dohody s příslušnou osobou, a to prostřednictvím e-mailu uvedeného výše. Osobní podání oznámení vám bude umožněno v přiměřené lhůtě po podání vaší žádosti, nejpozději však do 14 dnů.

V případě, že učiníte oznámení jiným způsobem, než je uvedeno výše (například se obrátíte na jiné pracovníky CLEVER HYPO) nebude takové oznámení považováno za oznámení ve smyslu Zákona.

MOŽNOST EXTERNÍHO OZNÁMENÍ

Kromě vnitřního oznamovacího systému umožňuje Zákon využít také další způsoby oznámení (uvedených v odrážkách níže). Na rozdíl od interního oznamovacího systému nemůžeme garantovat rychlou reakci na Vaše oznámení a promptní přijetí opatření k nápravě. Těmito externími způsoby oznámení jsou:

  • Oznámení prostřednictvím oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti, který je dostupný na této adrese: https://oznamovatel.justice.cz/. V takovém případě bude oznámení řešeno výhradně ze strany Ministerstva spravedlnosti.
  • Oznámení prostřednictvím uveřejnění, to však jen v případech vyjmenovaných v § 7 odst. 1 písm. c) Zákona, zejména pokud:
  • CLEVER HYPO nebo Ministerstvo spravedlnosti nepřijalo ve lhůtách stanovených v Zákoně, vhodné opatření, zejména příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení podle Zákona, nebo nepřijala k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření dle Zákona.
  • máte oprávněný důvod se domnívat, že jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku nebo bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy.

V případě, že učiníte oznámení prostřednictvím některé z výše uvedených možností, náleží vám ochrana podle Zákona.

Protože na CLEVER HYPO dopadá úprava zákona č. 253/2008 Sb. (AML zákona), existují i specifická pravidla, kde je možné činit externí oznámení. Pokud se oznámení má týkat toho, že některý z pracovníků CLEVER HYPO, vedení, dodavatelů apod. porušil AML, nemůžete učinit externí oznámení prostřednictvím oznamovacího systému u Ministerstva spravedlnosti, případně uveřejnit takové oznámení. V takovém případě je potřeba oznámení učinit prostřednictvím Finančního analytického úřadu. Konkrétní kontaktní údaje pro učinění oznámení naleznete na této adrese: https://fau.gov.cz/kontakty.

Informace o zpracování osobních údajů v souvislosti s oznámením jsou dostupné v tomto dokumentu níže.

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Nad rámec informací o tom, jak můžete učinit oznámení vás CLEVER HYPO také informuje o zpracování osobních údajů. Protože se zavedením oznamovacího systému se nedílně pojí také nutnost zpracovávat vaše osobní údaje, v této části vás CLEVER HYPO seznámí s tím, jak bude s osobními údaji pracovat, proč tak bude činit a další specifika zpracování.

Správcem osobních údajů je CLEVER HYPO.

JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE BUDOU ZPRACOVÁVÁNY?

Jelikož je možné přes vnitřní oznamovací systém předat některé vaše osobní údaje, bude CLEVER HYPO zpracovávat:

  • vaše identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, vaše identifikace, například evidenční číslo);
  • vaše kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa pro doručování);
  • informace obsažené v samotném oznámení;
  • další informace získané v průběhu řešení oznámení.

PROČ BUDOU OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁNY A NA ZÁKLADĚ JAKÉHO PRÁVNÍHO ZÁKLADU?

Všechny vaše osobní údaje budou zpracovávány za účelem vyřešení vašeho oznámení, jeho vyhodnocení a navržení dalších opatření v souvislosti s učiněným oznámením. Tyto účely stanovuje CLEVER HYPO zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, proto je právním základem tohoto zpracování plnění zákonné povinnosti, případně pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo na základě oprávněného zájmu CLEVER HYPO (v případech ochrany vlastních právních nároků).

JAK DLOUHO BUDOU VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁNY?

Vaše osobní údaje bude CLEVER HYPO zpracovávat po zákonem stanovenou dobu. Ta je nastavena na dobu 5 let ode dne přijetí oznámení. Tato doba může být prodloužena v případných sporech a dalších situacích, kdy bude ze strany státních orgánů vyžadováno uchování těchto osobních údajů. Evidence údajů o přijatých oznámeních je vedena v elektronické podobě u příslušné osoby. Fyzicky jsou dokumenty uloženy u příslušné osoby a ke všem informacím nemá nikdo jiný přístup.

SDÍLENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Celý oznamovací systém je založen na maximální důvěrnosti. K vašim osobním údajům se tak primárně dostane pouze příslušná osoba, případně s vašim souhlasem také další pracovníci CLEVER HYPO. Technicky se k informacím může dostat provozovatel e-mailového systému, kteří však pouze zajišťují technické fungování, jsou vázáni mlčenlivosti a zavázali se, že nebudou k osobním údajům přistupovat. V případě, že bude oznámení vyžadovat zapojení externí příslušné osoby, mohou být informace předány této externí příslušné osobě, byla-li jmenována.

VAŠE PRÁVA

Právo na přístup

Máte právo získat od CLEVER HYPO potvrzení, zda zpracovává vaše osobní údaje či nikoli.

Pokud vaše osobní údaje zpracovává, máte současně právo požadovat přístup k informacím o účelu a rozsahu zpracování, příjemcích údajů, době zpracování, právu na opravu, výmaz, omezení zpracování a podání námitky proti zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu a o zdrojích osobních údajů (tyto informace již jsou uvedeny v tomto dokumentu a zároveň ve specifických případech může být žádost odmítnuta, viz níže).

Stejně tak můžete CLEVER HYPO požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů. První kopii poskytujeme bezplatně, další již mohou být zpoplatněny. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob, a v souladu se zachováním důvěrnosti ve smyslu Zákona.

Právo odvolat souhlas

Máte právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů (v kontextu tohoto zpracování zejména v souladu s uděleným souhlasem se sdílením vašich údajů s dalšími subjekty). Odvolání souhlasu však nemá vliv na oprávněnost zpracování před udělením takového souhlasu. Jinými slovy, pokud došlo na základě udělení souhlasu k poskytnutí těchto údajů, nebylo takové poskytnutí nezákonné.

Právo na opravu

Máte právo požadovat od CLEVER HYPO opravu nepřesných osobních údajů, které se vás týkají. Podle účelu zpracování můžete mít také právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Máte právo požadovat výmaz vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:

  • vaše osobní údaje již CLEVER HYPO nepotřebuje pro účely, pro které byly získány či zpracovávány;
  • odvoláte souhlas, na základě kterého byly osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další důvod pro jejich zpracování:
  • vznesete námitku proti zpracování a neexistují další převažující důvody pro zpracování;
  • osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně;
  • osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu EU nebo členského státu, které se na CLEVER HYPO vztahují.

Toto právo však nemůžete uplatnit v případě, kdy je zpracování potřebné pro splnění právních povinností CLEVER HYPO či svěřených úkolů ve veřejném zájmu nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků. V kontextu dotčeného zpracování bude CLEVER HYPO zejména dodržovat zákonnou lhůtu pro uchovávání evidencí oznámení v souladu s § 21 odst. 2 Zákona.

Právo na omezení zpracování

Máte právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:

  • popíráte přesnost vašich osobních údajů – v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření přesnosti osobních údajů;
  • zpracování je v rozporu s právními předpisy a místo výmazu budete požadovat omezení zpracování osobních údajů;
  • vaše osobní údaje již CLEVER HYPO nepotřebuje pro účely, pro které byly získány či zpracovávány, avšak vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
  • vznesli jste námitku proti zpracování osobních údajů; v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření, zda oprávněné zájmy CLEVER HYPO převažují.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat kopii vašich osobních údajů, které CLEVER HYPO zpracovává automatizovaně na základě vašeho souhlasu nebo pro splnění smlouvy. Tyto údaje CLEVER HYPO předá v běžně používaném a strojově čitelném formátu vám či vámi určenému správci, pokud to je technicky proveditelné a není to v rozporu s ustanoveními Zákona. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob. V kontextu prováděného zpracování však není toto právo zcela relevantní.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které CLEVER HYPO zpracovává na základě oprávněného zájmu. Vaše údaje přestaneme zpracovávat, pokud neexistují další převažující důvody pro zpracování či pokud není zpracování potřebné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo podat stížnost

Vedle možnosti uplatnění práv u CLEVER HYPO také můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřadu pro ochranu osobních údajů sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

SPECIFIKA VAŠICH PRÁV

Všechna vaše práva bude vyřizovat pouze příslušná osoba. V případě, že chcete mít jistotu, aby se o výkonu vašeho práva dozvěděla pouze příslušná osoba, použijte pro uplatnění práva e-mailovou adresu určenou pro přijímání oznámení.

V případě, že uplatníte svá práva podle GDPR a budete požadovat informace o prováděném zpracování, může dojít k tomu, že této žádosti nebude vyhověno. K tomu může dojít zejména ve chvíli, kdy budou osobní údaje zpracovávány o vás jako o osobě, která potenciálně porušila právní předpisy a je předmětem oznámení.

V takovém případě by příslušná osoba musela vyhodnotit, zda by vyhověním žádosti subjektu údajů nemohlo dojít k maření prošetřování oznámení, ztížení přijetí nápravných opatření či odhalení totožnosti oznamovatele.  O výsledku posouzení žádosti pak příslušná osoba informuje přímo žadatele, bude-li takový postup adekvátní.